Apps de tareas, Productividad

Cómo multiplicar tu productividad con Wunderlist

Durante mucho tiempo he tenido un problema de organización. Las tareas se me acumulaban y me costaba mantenerlas ordenadas y bajo control. Esto me llevaba a perder tiempo y a dejar cosas importantes sin hacer.

Probé muchísimas apps de organización de tareas pero no conseguía mejorar. Hasta que me di cuenta de que el problema no eran las apps sino yo.

Por ejemplo, uno de los errores que cometí cuando empecé con Wunderlist (y que también cometí con todas las otras que he probado como Remember the milk, Todoist, Anydo…) es dejar que se acumulen las tareas no completadas en las listas hasta hacer la app completamente inutilizable (algo así como un síndrome de Diógenes digital).

Otro error es no llevarla al día. Si la queremos para organizar nuestro día a día, tenemos que usar la app día a día también.

En este artículo voy a compartir mi método de trabajo con Wunderlist. Además haré un repaso de las funcionalidades de la app y algunos trucos e integraciones con otras apps.

Wunderlist está disponible para web, Androis, iOS y también está disponible para la app store de Windows.

Para hacer el artículo más fácil de entender voy a dividirlo en pasos:

Paso 1

Recopilar tareas

Si queremos gestionar nuestras tareas el primer paso será recopilar y apuntar todo lo que tengamos pendiente. Para tener éxito en este primer punto necesitamos construir el hábito de apuntar cada tarea que nos surja en el momento sin esperar. Esto es crucial porque, si decidimos esperar para apuntar una tarea, corremos un gran riesgo de olvidarnos de ella y de que se quede sin hacer.

Nuestro gran aliado para apuntar tareas rápido es el smartphone.  En el momento en el que nos enteramos de que hay algo que debemos hacer, sacamos el teléfono y lo apuntamos. Es fundamental que eliminemos cualquier obstáculo y facilitemos al máximo la operación. En esto me ayuda mucho el widget de Wunderlist que coloco en la pantalla de inicio de mi teléfono y que me permite crear una tarea con un toque.

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Otra cosa que ayuda mucho con esto es la función Email a Wunderlist. Se trata de que cada vez que recibamos un email con una tarea a realizar lo reenviemos a Wunderlist desde nuestro email.

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Enviar tareas a Wunderlist por email

Paso 2

Organizar tareas

Por orden cronológico

En Wunderlist puedes crear una tarea sin asignar una fecha de ejecución (sin ponerte un plazo para hacerla) pero es aconsejable que nos tomemos el tiempo de pensar cuándo será el mejor momento para hacerla ¿por qué? Porque nos permitirá ordenar las tareas por orden cronológico de manera automática.

Wunderlist tiene dos listas por defecto que agrupan las tareas con un criterio temporal: la lista diaria que agrupa todas las tareas que tenemos que hacer hoy y la lista la semanal que agrupa todas las tareas que tenemos que hacer en la semana.

Si nos tomamos el trabajo de anotar una fecha de ejecución de la tarea, con un simple clic en la lista diaria sabremos qué tenemos que hacer hoy y con otro las que nos quedan para el resto de la semana.

Por temática

Wunderlist nos permite crear listas de tareas y asignarles un nombre. De este modo podemos crear un sistema de listas por temática como por ejemplo Trabajo, Personal, Fitness, Lectura, Cine…

Además, tenemos un nivel más de agrupación temática porque podemos crear carpetas para agrupar las listas de tareas. Por ejemplo podemos hacer dos carpetas generales de Trabajo y Personal y dentro de cada una de ellas tener listas relacionadas con cada uno de los dos ámbitos:

  • Carpeta”Trabajo”
    • Diseño web
    • Promoción
    • Redes Sociales
  • Carpeta “Personal”
    • Compras
    • Averías
    • Viajes

En este ejemplo vemos tres carpetas “Trabajo”, “Personal” y “Burocracia”. Dentro de burocracia tenemos dos listas “Impuestos” y “Papeleo”.

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Paso 2

Priorizar tareas

Tenemos dos modos de priorizar tareas en Wunderlist:

1- Marcando tareas con una estrella para que se fijen a la parte superior de la lista. Es una solución tan sencilla como limitada porque sólo distingue entre tareas con estrella y tareas sin estrella.

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2- Usando etiquetas: si queremos más granularidad (nivel de detalle) en la priorización de tareas tenemos que usar las etiquetas, una de las grandes armas secretas de Wunderlist. Las etiquetas de Wunderlist funcionan igual que los hashtags de Twitter, es decir, son palabras precedidas de una almohadilla “#” que se convierten en hipervínculos (enlaces) en los que podemos hacer clic y agrupar automáticamente todas las tareas que contengan esa etiqueta.

Por ejemplo, podemos hacer una gradación numérica de la importancia de las tareas desde 1 para las más importantes hasta 3 para las menos.

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Las etiquetas las podemos usar para lo que no dé la gana. Podemos por ejemplo etiquetar las tareas por el tiempo que nos llevará completarlas: #larga #corta #media. O por el lugar en el que tenemos que ocuparnos de ella: #oficina #casa #gimnasio… Las posibilidades de esta pequeña gran funcionalida de Wunderlist son enormes.

Paso 4

Fijar notificaciones

Las notificaciones son una de las cosas que menos uso de Wunderlist porque prefiero usar calendarios para gestionar los recordatorios de cosas importantes que tienen que suceder en un momento determinado en el tiempo (uso una combinación de Google Calendar para temas personales y Microsoft Outlook para trabajo).

Si prefieres que Wunderlist te avise cada vez que llegue el momento de hacer una tarea tienes la opción de que te envíe una notificación al móvil y/o un correo electrónico. También tienes la opción de deshabilitar todas las notificaciones que es por lo que yo he optado.

Eso sí, tenemos que tener el hábito de consultar con regularidad las listas de tareas. Si no somos capaces de acordarnos, las notificaciones nos pueden ayudar.

Paso 5

Repasar tareas

En lugar de notificaciones yo tengo una rutina de revisión y actualización de tareas cada mañana. Esta es mi rutina:

  1. Enciendo el ordenador
  2. Abro Wunderlist
  3. Repaso las tareas del día
  4. Pienso si se me ocurre algo que añadir
  5. Dejo la app abierta en una de las pantallas (trabajar con más de una pantalla es uno de los mayores hacks de productividad)
  6. Voy marcando cada tarea que voy completando
  7. Voy introduciendo nuevas tareas a medida que surgen (a raíz de una llamada o un email por ejemplo)
  8. Al final de la jornada hago un repaso y compruebo si he hecho todo lo que tenía que hacer. Si me ha quedado algo pendiente, lo reprogramo para el día otra fecha.

Paso 6

Reiterar

Wunderlist es una gran app de gestión de tareas pero no nos servirá de nada si no desarrollamos un hábito de uso. Es crucial que cada día nos tomemos el tiempo de actualizar las tareas, marcando las completadas, reprogramando las que no hayamos podido terminar… Al principio cuesta un poco pero al cabo de unos días se convertirá en algo natural. Además, en cuanto empieces a notar el impacto positivo que tiene sobre la productividad ¡ya no volverás atrás!

Integraciones de Wunderlist con otras apps

Una de las integraciones más útiles y sencillas es la que permite mandarnos tareas por email. Lo podremos hacer desde la cuenta de correo asociada a la cuenta de Wunderlist mandando un email a me@wunderlist.com. Además, si tenemos una cuenta de correo Microsoft podemos también asociarla a Wunderlist y mandar tareas desde esa cuenta también (esto puede ser muy útil si usamos Windows en en el trabajo).

Existen muchas fórmulas para automátizar la creación de tareas con servicios como Zapier o IFTT (Zapier le da mil vueltas a IFTT, por cierto). También para combinar Wunderlist con otras apps de productividad como Trello (crear tarjetas de Trello para cada tarea nueva), Evernote (crear tareas nuevas en Wunderlist para cada recordatorio en Evernote) o OneNote (crear nueva página en OneNote para cada nueva tarea). Explora y a lo mejor encuentras alguna que te ayude con tu flujo de trabajo.

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Yo no uso ninguna por ahora pero me he planteado conectar un cuaderno de OneNote para que cada nueva página se convierta en una nueva tarea en Wunderlist. Uso mucho OneNote y me paso mucho tiempo en la app así que tiene sentido conectar una sección con Wunderlist para poder acortar tiempos. Hay cientos de integraciones para decenas de apps, es probable que encuentres algo que sea útil para ti.

¿Qué va a pasar con Wunderlist?

Microsoft compró Wunderlist a mediados de 2015 y desde entonces el miedo se ha instalado entre los usuarios de esta app. El gigante de Seattle tiene la costumbre de comprar empresas, despojarlas de aquello que les sirve (ideas, patentes, etc…) y luego eliminarlas (como ocurrió con la app de calendario Sunrise). Espero que Wunderlist no siga el mismo camino.

Wunderlist ha tranquilizado a sus usuarios a través de su blog y dice que el futuro con Microsoft se avecina brillante y lleno de nuevas funcionalidades. Espero que sea así pero por si acaso estoy empezando a usar cada vez más Any.do, de la que hablaré en un futuro post.

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Tendencias Digitales

Lo que los Oscar nos pueden enseñar sobre el mal uso de las redes sociales

¿Alguien se imagina a Messi o Ronaldo jugando la final de la Champions League mientras tuitean con un móvil en la mano? Pues algo parecido ocurrió hace unos días en la ceremonia de los Oscar.

Ya sabemos todos los detalles del desastre que dio la vuelta al mundo en la madrugada del domingo al lunes. La culpa de que se anunciase por error a La La Land como ganadora del Oscar a la mejor película fue de un auditor de PriceWaterhouseCoopers que entregó el sobre equivocado a los presentadores Faye Dunaway y Warren Beatty.

En una información de Variety que también recoge Washington Post, se ve como el auditor, responsable de entregar los sobres con los nombres de los ganadores, estaba tuiteando con su móvil entre bambalinas justo antes de entregar el sobre equivocado.

¿Cómo es posible que alguien que está haciendo un trabajo de repercusión mundial se permita estar tuiteando al mismo tiempo? Supongo que su posición privilegiada en el backstage le hizo caer en la tentación de ser la persona que tuitease la primera foto de los ganadores con su estatuilla ¡Qué cool!

El problema es que queriendo ser el más cool, ha acabado por hacer el ridículo más espantoso y además ha arruinado la noche a muchas personas: Warren Beatty, con su cara de bochorno que pasará a la historia, al equipo de La La Land, al de Moonlight… En fin, que la lió parda.

Y todo esto por ser el primero en tuitear una foto borrosa de Emma Stone.

No es necesario compartir todo inmediatamente en redes sociales, sobre todo cuando tenemos algo muy importante entre manos ¿para qué estar mirando a una pantalla cuando tenemos delante a las mayores estrellas del cine del mundo?

En redes sociales solemos cometer tres pecados capitales:

  • No disfrutar del momento que vivimos.
  • No concentrarnos en lo que estamos haciendo.
  • Dar rienda suelta a nuestro narcisismo en las redes.

El auditor cometió los tres a la vez. Dio muestras sobradas de narcisismo (no paró de hacerse selfies en al alfombra roja y se ofreció a los productores para hacer un sketch), no disfrutó del espectáculo que tenía alrededor (su expresión ausente y con la cabeza agachada mientras tuitea es patética) y, sobre todo, dejó de concentrarse en lo único que debería haber ocupado su cabeza esa noche ¡entregar el sobre correcto!

En este caso puede haber otras razones para explicar su comportamiento: el auditor incluía en sus tuits la etiqueta #pwc para promocionar a su compañía, la vanidad de ser el primero, esa descarga de adrenalina cuando le das al botón de enviar…

Sea cual sera la razón o razones, quedará como un aviso sobre el mal uso de las redes sociales y me deja unas cuantas lecciones:

  • No hace falta compartir todo.
  • Si compartimos algo, no es necesario que sea en tiempo real.
  • Hay que ser auténticos, compartir aquello que nos salga del corazón, no aquello que creemos que nos hará más populares.
  • Y sobre todo, dejar las redes sociales aparcadas cuando tenemos algo importante entre manos.

 

 

 

Web

El efecto mariposa de Amazon Web Services

Ayer se cayó Amazon Web Services (AWS) , el mayor proveedor de hosting y cloud computing del mundo y la rama más rentable de Amazon (beneficios de 3,100 millones de dólares). Y con AWS se cayeron las miles de páginas, apps, tiendas online, clientes de correo y demás servicios digitales que dependen de ella.

Entre las víctimas del outage estuvieron IFTT, una app que permite conectar servicios entre sí y que algunos usan, por ejemplo, para encender y apagar las luces de su casa. O la App de correo Newton, una de las más populares para aumentar productividad en email. Incluso algunas webs que yo mismo gestiono para clientes y que alojo en su servicio S3 también desaparecieron.

AWS está detrás de muchísimas cosas en Internet así que la caída provocó una especie de efecto mariposa. Un problema de computación Oregón acaba por dejar a alguien sin calefacción en Segovia. Sin carta de embarque en Tokio. Sin tu periódico favorito en Buenos Aires. Sin tu partida en red en la Play Station. Sin que tu pedido llegue a tiempo para mañana.

Vivimos en un mundo interconetado. El efecto mariposa digital.

Fake News, nuevos medios

¿Puede la democracia sobrevivir a Internet?

“Los medios de comunicación son necesarios para que una democracia se mantenga sana”. Esta es una frase que se está repitiendo mucho sobre todo por dos razones: los ataques de Trump a los periodistas y la amenaza de las redes sociales a los medios tradicionales.

Pero el problema no es la falta de medios de comunicación sino la sobredosis de fuentes de información que se confunden y entremezclan hasta formar una avalancha de ruido del que es difícil sacar algo coherente.

Internet ha democratizado la comunicación de masas y democratizar es, en principio, algo bueno. Pero ¿lo es realmente?

Noticias falsas y odio

Hace tan solo unos meses, durante la campaña de las elecciones americanas, unos adolescentes macedonios se dedicaron a publicar noticias falsas en blogs caseros sobre Trump y Clinton y a compartirlas en grupos de Facebook. Se forraron gracias a los millones de visitas que recibieron y al programa de publicidad Google AdSense.

Hace tan solo unas semanas el YouTuber con más suscriptores del mundo PewDiePie fue expuesto en un artículo de Wall Street Journal en relación a su utilización de simbología y expresiones antisemitas en sus vídeos.

Grupos que promueven el odio y el racismo dominan los resultados de Google para determinado términos de búsqueda y consiguen propagar sus ideas a una audiencia masiva como el caso del término “¿Ocurrió realmente el holocausto?” para el que el primer resultado era una página en la que se decía que era una invención.

Los ejemplos de contenidos falsos y que promueven el odio pero que llegan a una audiencia masiva son incontables y todos tienen algo en común: usan las nuevas plataformas digitales para transmitir su mensaje y, además, se lucran de ellas.

Fake news de celebrities

El mecanismo es el siguiente: yo sé que la gente tiende a hacer clic en las noticias más escandalosas, sobre todo si tienen que ver con famosos. Así que me invento una (un embarazo, un separación…) para conseguir que el mayor número de personas posible visite mi noticia. Mi página está asociada a Google AdSense y por cada visita me llevaré un poco de dinero (si consigo el suficiente volumen, puedo llegar a ganar bastante pasta).

Me importa un bledo que me pillen, no tendré que devolver nada.

Un ejemplo de fake news de celebrities reciente son las falsas muertes de famosos que incluyen a Miley Cyrus, la reina de Inglaterra o el fundador de Playboy Hugh Hefner. Las fake news de famosos no son nuevas, pero ahora se pueden monetizar desde el salón de tu casa.

El fin de la corrección política

Aunque la corrección política a veces pueda ser un poco ridícula, acabaremos por echarla de menos. Si en la era preInternet se llevaba el ser correcto y comedido, ahora se lleva ir a lo bestia. Si antes alguien que odiaba a un colectivo en concreto (homosexuales, negros, gitanos) se lo tenía callado, ahora se envalentona porque ve que no está sólo/sóla, que no pasa nada si predicas tu odio a los cuatro vientos por Facebook, Twitter o Snapchat.

Sitios que han hecho de la incitación al odio su seña de identidad como Breitbart en Estados Unidos han acumulado tanto poder que han llegado hasta la propia Casa Blanca (su fundador es el consejero principal del nuevo presidente).

¿A dónde quiero llegar con esto? Pues la conclusión es que esto se nos está yendo de las manos y es hora de que se ponga un control. El problema es que controlar esto es muy difícil. Censurar Internet es una tarea imposible por el volumen de información y de fuentes a menos que se cape el acceso como en el caso chino y esa no sería una solución sino un problema mayor.

Si alguien tiene el poder de hacer algo es Facebook, Google, Twitter y las demás grandes plataformas que distribuyen la mayor parte de la comunicación digital. Su labor será muy complicada pero están ganando mucho dinero y es su responsabilidad tomar medidas.

¿Por qué es un peligro para la democracia?

  1. Porque este fenómeno favorece la difusión masiva de posiciones extremistas.
  2. Porque las redes sociales tienden a crear silos ideológicos (seguir sólo a quien piensa como nosotros y refuerza nuestras posiciones) y no fomenta el debate constructico sino el linchamiento colectivo.
  3. Porque cada vez tenemos menos confianza en los medios de comunicación, algo que aprovechan los políticos para desacreditar cualquier información que les perjudique (esto lo hace mucho Trump).
  4. Porque ser riguroso no es rentable con el actual modelo publicitario basado en el clic (¿para qué pasarme semanas preparando un artículo de investigación cuando voy a recibir más clics con una galería de famosos y sus operaciones de estética?).

El enfado diario

Uno de los efectos secundarios (o quizá primarios) de las fake news y de la incitación al odio es que sacan lo peor de las personas. Ese tweet deseándole la muerte a alguien, esa noticia negando el cambio climático, ese fotomontaje cutre de Facebook riéndose de alguna minoría… pueden acabar por amargarte el día y aunque sólo sea para que la gente no esté un poco más enfadada y triste cada día, hay que hacer algo.

Este rollo será el último en una buena temporada, a partir de ahora me enfocaré en temas de productividad, un tema que me está enganchando cada vez más.

 

 

Tendencias Digitales

¿¡Por qué no arranca el e-ink!?

Hoy le he echado un vistazo al siempre muy interesante newsletter de Benedict Evans y un artículo me ha llamado la atención. Se trata de uno en el que Pew Research Center analiza las tendencias de lectura de los estadounidenses. Las conclusiones son que la cantidad de gente que lee libros en tablets y smartphones crece ligeramente, la que lee en ebook readers se estanca y que el libro de toda la vida sigue siendo el formato de lectura preferido.

Encuentro estos datos sorprendentes. Soy un lector de ebook reader desde hace muchos años, incluso antes de que estuviesen disponibles fuera de Estados Unidos (me compré un Kindle desde el Amazon americano que tuvo que pasar por aduana allá por 2009) y debo decir que soy un rendido admirador de la e-ink. Sin embargo, no acaba de despegar.

Para mí las ventajas son evidentes:

– Puedo descargarme cualquier libro que me interese en cualquier momento y en cualquier lugar.
– Puedo llevarme un montón de libros para leer a cualquier lugar sin cargar ningún peso.
– Puedo leer cómodamente en una habitación completamente a oscuras (en mi Kindle Paperwhite con un sistema de iluminación impecable).
– Puedo permitirme comprar más libros porque generalmente son más baratos que la versión en papel.
– La teconología no deja de mejorar y de mi primer e-reader al que tengo ahora la experiencia es mucho mejor (espero cambiarlo en los próximos años por uno todavía mejor como el Oasis que parece el Ferrari de los Kindle).
– Puedo buscar rápidamente cualquier palabra en el diccionario y construirme un vocabulario para repasar.

Como se puede ver, soy un fanboy de los e-reader.

Aún así puedo ver algunas desventajas:

– Adiós a las portadas que tengo que reconocer que le dan mucho encanto a los libros.
– Adiós al libro como objeto y como pieza decorativa.
– Adiós a prestar libros.
– Adiós a subrayar y sobar los libros (se puede hacer algo parecido en un ebook pero no es lo mismo).

Todo esto es de valorar y se pierde, pero para mí las ventajas tienen más peso que los inconvenientes.

Una excepción: si me tengo que comprar un libro sobre un tema profesional o académico que me quiera “chapar” no hay nada que pueda igualar al papel.

Tendencias Digitales

Nos gusta que nos digan lo que tenemos que ver

Se supone que una de las ventajas de poner los contenidos disponibles online como en Netflix o en Spotify era que el consumidor asumía el poder. Ya no tienes que tragarte lo que “dan en la tele” sino que tienes la opción de personalizar tu elección de contenidos y ver sólo aquello que te gusta. Sin embargo las cosas no están sucediendo así. Cada vez más la gente está acudiendo a herramientas de “content curation” para seleccionar lo que quieren ver.

El porcentaje de personas que crean sus propias listas de reproducción (playlists) en servicios de streaming ha caído un 10% en el último año. Las listas de reproducción más usadas son aquellas que se les están sugiriendo por parte de los servicios de streaming.

Esto lo dice el analista de medios Mark Mulligan.

Parece evidente que los consumidores necesitamos selección de contenidos (content curation). Sí que queremos descubrir cosas nuevas pero no tenemos el tiempo de revisar cada cosa nueva que sale para saber si es buena, necesitamos una criba inicial que es donde entran los content curators.

Se puede dejar la content curation a los algoritmos (como hace Spotify) o bien se puede confiar el trabajo a seres humanos (como hace Apple Music). Pero en un mar de opciones, el consumidor necesita una guía entre el mar de opciones disponibles.

El problema de la content curation es el de siempre: un gran poder conlleva una gran responsabilidad. Supongo que será muy difícil para las grandes plataformas de streaming de contenidos no caer en la tentación de favorecer a unos contenidos sobre otros de manera arbitraria y sin seguir ningún criterio de calidad. Es posible y seguro que se hace.

Así como el padrino compró el éxito de Johny Fontana en la película de Coppola, también un sello podría pagar por incluir a cierto artista en el playlist “Discover Weekly”. Eso explicaría muchas cosas…

Tendencias Digitales

¿Realidad virtual de masas? A mí que me lo expliquen

En el plan a 10 años de Facebook, uno de los objetivos es desarrollar la Realidad Virtual y convertirla en uno de los servicios estrella de la compañía. Esto no es una sorpresa cuando te has gastado 2 mil millones de dólares en una start up -Oculus Rift- que se dedica al tema. Si Mark Zuckerberg cree que la realidad virtual es la “next big thing” ¿Quién soy yo para decir que está equivocado?

El caso es que no acabo de verlo. Sobre todo no acabo de ver cómo se puede convertir en un producto social y de masas. Mirad este vídeo.

¿Será normal algún día ir con un casco de realidad virtual en el metro? Yo creo que no. Este vídeo me recuerda mucho a aquellos de los early adopters de las Goole Glass a los que la gente miraba como frikis en el metro y que acabaron por dejarlas en el cajón antes de que Google decidiese también guardar el proyecto en el cajón.

Por mucho que avance la tecnología seguiremos teniendo que ir por la calle caminando entre otras personas sin tropezarnos y respetando la intimidad de los que tenemos alrededor (las camaritas en las gafas no son una buena idea).

Si tuviese que hacer una apuesta de futuro diría que veo a la realidad virtual teniendo un impacto limitado en el gaming y quizá aplicaciones en comunicación como video-llamadas inmersivas (llamas a alguien por Skype y tener la sensación de que estás con esa persona al lado). Pero siempre en el ámbito privado y sin movilidad (un gran handicap en el mundo mobile first).

Me he puesto un reminder en el Google Calendar para dentro de 10 años. Veremos si tenía razón o si por el contrario en 2026 la realidad virtual será una tecnología cotidiana y me tengo que comer mis palabras una por una.

¿Y tú qué opinas?