Apps de tareas, Productividad

Cómo multiplicar tu productividad con Wunderlist

Durante mucho tiempo he tenido un problema de organización. Las tareas se me acumulaban y me costaba mantenerlas ordenadas y bajo control. Esto me llevaba a perder tiempo y a dejar cosas importantes sin hacer.

Probé muchísimas apps de organización de tareas pero no conseguía mejorar. Hasta que me di cuenta de que el problema no eran las apps sino yo.

Por ejemplo, uno de los errores que cometí cuando empecé con Wunderlist (y que también cometí con todas las otras que he probado como Remember the milk, Todoist, Anydo…) es dejar que se acumulen las tareas no completadas en las listas hasta hacer la app completamente inutilizable (algo así como un síndrome de Diógenes digital).

Otro error es no llevarla al día. Si la queremos para organizar nuestro día a día, tenemos que usar la app día a día también.

En este artículo voy a compartir mi método de trabajo con Wunderlist. Además haré un repaso de las funcionalidades de la app y algunos trucos e integraciones con otras apps.

Wunderlist está disponible para web, Androis, iOS y también está disponible para la app store de Windows.

Para hacer el artículo más fácil de entender voy a dividirlo en pasos:

Paso 1

Recopilar tareas

Si queremos gestionar nuestras tareas el primer paso será recopilar y apuntar todo lo que tengamos pendiente. Para tener éxito en este primer punto necesitamos construir el hábito de apuntar cada tarea que nos surja en el momento sin esperar. Esto es crucial porque, si decidimos esperar para apuntar una tarea, corremos un gran riesgo de olvidarnos de ella y de que se quede sin hacer.

Nuestro gran aliado para apuntar tareas rápido es el smartphone.  En el momento en el que nos enteramos de que hay algo que debemos hacer, sacamos el teléfono y lo apuntamos. Es fundamental que eliminemos cualquier obstáculo y facilitemos al máximo la operación. En esto me ayuda mucho el widget de Wunderlist que coloco en la pantalla de inicio de mi teléfono y que me permite crear una tarea con un toque.

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Otra cosa que ayuda mucho con esto es la función Email a Wunderlist. Se trata de que cada vez que recibamos un email con una tarea a realizar lo reenviemos a Wunderlist desde nuestro email.

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Enviar tareas a Wunderlist por email

Paso 2

Organizar tareas

Por orden cronológico

En Wunderlist puedes crear una tarea sin asignar una fecha de ejecución (sin ponerte un plazo para hacerla) pero es aconsejable que nos tomemos el tiempo de pensar cuándo será el mejor momento para hacerla ¿por qué? Porque nos permitirá ordenar las tareas por orden cronológico de manera automática.

Wunderlist tiene dos listas por defecto que agrupan las tareas con un criterio temporal: la lista diaria que agrupa todas las tareas que tenemos que hacer hoy y la lista la semanal que agrupa todas las tareas que tenemos que hacer en la semana.

Si nos tomamos el trabajo de anotar una fecha de ejecución de la tarea, con un simple clic en la lista diaria sabremos qué tenemos que hacer hoy y con otro las que nos quedan para el resto de la semana.

Por temática

Wunderlist nos permite crear listas de tareas y asignarles un nombre. De este modo podemos crear un sistema de listas por temática como por ejemplo Trabajo, Personal, Fitness, Lectura, Cine…

Además, tenemos un nivel más de agrupación temática porque podemos crear carpetas para agrupar las listas de tareas. Por ejemplo podemos hacer dos carpetas generales de Trabajo y Personal y dentro de cada una de ellas tener listas relacionadas con cada uno de los dos ámbitos:

  • Carpeta”Trabajo”
    • Diseño web
    • Promoción
    • Redes Sociales
  • Carpeta “Personal”
    • Compras
    • Averías
    • Viajes

En este ejemplo vemos tres carpetas “Trabajo”, “Personal” y “Burocracia”. Dentro de burocracia tenemos dos listas “Impuestos” y “Papeleo”.

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Paso 2

Priorizar tareas

Tenemos dos modos de priorizar tareas en Wunderlist:

1- Marcando tareas con una estrella para que se fijen a la parte superior de la lista. Es una solución tan sencilla como limitada porque sólo distingue entre tareas con estrella y tareas sin estrella.

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2- Usando etiquetas: si queremos más granularidad (nivel de detalle) en la priorización de tareas tenemos que usar las etiquetas, una de las grandes armas secretas de Wunderlist. Las etiquetas de Wunderlist funcionan igual que los hashtags de Twitter, es decir, son palabras precedidas de una almohadilla “#” que se convierten en hipervínculos (enlaces) en los que podemos hacer clic y agrupar automáticamente todas las tareas que contengan esa etiqueta.

Por ejemplo, podemos hacer una gradación numérica de la importancia de las tareas desde 1 para las más importantes hasta 3 para las menos.

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Las etiquetas las podemos usar para lo que no dé la gana. Podemos por ejemplo etiquetar las tareas por el tiempo que nos llevará completarlas: #larga #corta #media. O por el lugar en el que tenemos que ocuparnos de ella: #oficina #casa #gimnasio… Las posibilidades de esta pequeña gran funcionalida de Wunderlist son enormes.

Paso 4

Fijar notificaciones

Las notificaciones son una de las cosas que menos uso de Wunderlist porque prefiero usar calendarios para gestionar los recordatorios de cosas importantes que tienen que suceder en un momento determinado en el tiempo (uso una combinación de Google Calendar para temas personales y Microsoft Outlook para trabajo).

Si prefieres que Wunderlist te avise cada vez que llegue el momento de hacer una tarea tienes la opción de que te envíe una notificación al móvil y/o un correo electrónico. También tienes la opción de deshabilitar todas las notificaciones que es por lo que yo he optado.

Eso sí, tenemos que tener el hábito de consultar con regularidad las listas de tareas. Si no somos capaces de acordarnos, las notificaciones nos pueden ayudar.

Paso 5

Repasar tareas

En lugar de notificaciones yo tengo una rutina de revisión y actualización de tareas cada mañana. Esta es mi rutina:

  1. Enciendo el ordenador
  2. Abro Wunderlist
  3. Repaso las tareas del día
  4. Pienso si se me ocurre algo que añadir
  5. Dejo la app abierta en una de las pantallas (trabajar con más de una pantalla es uno de los mayores hacks de productividad)
  6. Voy marcando cada tarea que voy completando
  7. Voy introduciendo nuevas tareas a medida que surgen (a raíz de una llamada o un email por ejemplo)
  8. Al final de la jornada hago un repaso y compruebo si he hecho todo lo que tenía que hacer. Si me ha quedado algo pendiente, lo reprogramo para el día otra fecha.

Paso 6

Reiterar

Wunderlist es una gran app de gestión de tareas pero no nos servirá de nada si no desarrollamos un hábito de uso. Es crucial que cada día nos tomemos el tiempo de actualizar las tareas, marcando las completadas, reprogramando las que no hayamos podido terminar… Al principio cuesta un poco pero al cabo de unos días se convertirá en algo natural. Además, en cuanto empieces a notar el impacto positivo que tiene sobre la productividad ¡ya no volverás atrás!

Integraciones de Wunderlist con otras apps

Una de las integraciones más útiles y sencillas es la que permite mandarnos tareas por email. Lo podremos hacer desde la cuenta de correo asociada a la cuenta de Wunderlist mandando un email a me@wunderlist.com. Además, si tenemos una cuenta de correo Microsoft podemos también asociarla a Wunderlist y mandar tareas desde esa cuenta también (esto puede ser muy útil si usamos Windows en en el trabajo).

Existen muchas fórmulas para automátizar la creación de tareas con servicios como Zapier o IFTT (Zapier le da mil vueltas a IFTT, por cierto). También para combinar Wunderlist con otras apps de productividad como Trello (crear tarjetas de Trello para cada tarea nueva), Evernote (crear tareas nuevas en Wunderlist para cada recordatorio en Evernote) o OneNote (crear nueva página en OneNote para cada nueva tarea). Explora y a lo mejor encuentras alguna que te ayude con tu flujo de trabajo.

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Yo no uso ninguna por ahora pero me he planteado conectar un cuaderno de OneNote para que cada nueva página se convierta en una nueva tarea en Wunderlist. Uso mucho OneNote y me paso mucho tiempo en la app así que tiene sentido conectar una sección con Wunderlist para poder acortar tiempos. Hay cientos de integraciones para decenas de apps, es probable que encuentres algo que sea útil para ti.

¿Qué va a pasar con Wunderlist?

Microsoft compró Wunderlist a mediados de 2015 y desde entonces el miedo se ha instalado entre los usuarios de esta app. El gigante de Seattle tiene la costumbre de comprar empresas, despojarlas de aquello que les sirve (ideas, patentes, etc…) y luego eliminarlas (como ocurrió con la app de calendario Sunrise). Espero que Wunderlist no siga el mismo camino.

Wunderlist ha tranquilizado a sus usuarios a través de su blog y dice que el futuro con Microsoft se avecina brillante y lleno de nuevas funcionalidades. Espero que sea así pero por si acaso estoy empezando a usar cada vez más Any.do, de la que hablaré en un futuro post.

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Tendencias Digitales

Lo que los Oscar nos pueden enseñar sobre el mal uso de las redes sociales

¿Alguien se imagina a Messi o Ronaldo jugando la final de la Champions League mientras tuitean con un móvil en la mano? Pues algo parecido ocurrió hace unos días en la ceremonia de los Oscar.

Ya sabemos todos los detalles del desastre que dio la vuelta al mundo en la madrugada del domingo al lunes. La culpa de que se anunciase por error a La La Land como ganadora del Oscar a la mejor película fue de un auditor de PriceWaterhouseCoopers que entregó el sobre equivocado a los presentadores Faye Dunaway y Warren Beatty.

En una información de Variety que también recoge Washington Post, se ve como el auditor, responsable de entregar los sobres con los nombres de los ganadores, estaba tuiteando con su móvil entre bambalinas justo antes de entregar el sobre equivocado.

¿Cómo es posible que alguien que está haciendo un trabajo de repercusión mundial se permita estar tuiteando al mismo tiempo? Supongo que su posición privilegiada en el backstage le hizo caer en la tentación de ser la persona que tuitease la primera foto de los ganadores con su estatuilla ¡Qué cool!

El problema es que queriendo ser el más cool, ha acabado por hacer el ridículo más espantoso y además ha arruinado la noche a muchas personas: Warren Beatty, con su cara de bochorno que pasará a la historia, al equipo de La La Land, al de Moonlight… En fin, que la lió parda.

Y todo esto por ser el primero en tuitear una foto borrosa de Emma Stone.

No es necesario compartir todo inmediatamente en redes sociales, sobre todo cuando tenemos algo muy importante entre manos ¿para qué estar mirando a una pantalla cuando tenemos delante a las mayores estrellas del cine del mundo?

En redes sociales solemos cometer tres pecados capitales:

  • No disfrutar del momento que vivimos.
  • No concentrarnos en lo que estamos haciendo.
  • Dar rienda suelta a nuestro narcisismo en las redes.

El auditor cometió los tres a la vez. Dio muestras sobradas de narcisismo (no paró de hacerse selfies en al alfombra roja y se ofreció a los productores para hacer un sketch), no disfrutó del espectáculo que tenía alrededor (su expresión ausente y con la cabeza agachada mientras tuitea es patética) y, sobre todo, dejó de concentrarse en lo único que debería haber ocupado su cabeza esa noche ¡entregar el sobre correcto!

En este caso puede haber otras razones para explicar su comportamiento: el auditor incluía en sus tuits la etiqueta #pwc para promocionar a su compañía, la vanidad de ser el primero, esa descarga de adrenalina cuando le das al botón de enviar…

Sea cual sera la razón o razones, quedará como un aviso sobre el mal uso de las redes sociales y me deja unas cuantas lecciones:

  • No hace falta compartir todo.
  • Si compartimos algo, no es necesario que sea en tiempo real.
  • Hay que ser auténticos, compartir aquello que nos salga del corazón, no aquello que creemos que nos hará más populares.
  • Y sobre todo, dejar las redes sociales aparcadas cuando tenemos algo importante entre manos.

 

 

 

Web

El efecto mariposa de Amazon Web Services

Ayer se cayó Amazon Web Services (AWS) , el mayor proveedor de hosting y cloud computing del mundo y la rama más rentable de Amazon (beneficios de 3,100 millones de dólares). Y con AWS se cayeron las miles de páginas, apps, tiendas online, clientes de correo y demás servicios digitales que dependen de ella.

Entre las víctimas del outage estuvieron IFTT, una app que permite conectar servicios entre sí y que algunos usan, por ejemplo, para encender y apagar las luces de su casa. O la App de correo Newton, una de las más populares para aumentar productividad en email. Incluso algunas webs que yo mismo gestiono para clientes y que alojo en su servicio S3 también desaparecieron.

AWS está detrás de muchísimas cosas en Internet así que la caída provocó una especie de efecto mariposa. Un problema de computación Oregón acaba por dejar a alguien sin calefacción en Segovia. Sin carta de embarque en Tokio. Sin tu periódico favorito en Buenos Aires. Sin tu partida en red en la Play Station. Sin que tu pedido llegue a tiempo para mañana.

Vivimos en un mundo interconetado. El efecto mariposa digital.